Dapatkah Anda bayangkan bagaimana korporasi kelas dunia seperti Apple, Facebook dan Google menjalankan rapatnya? Tentu hal ini sangat menarik untuk dibahas.
Apalagi, sebuah riset menunjukkan bahwa di Amerika Serikat saja terdapat sekitar 11 juta rapat tiap harinya dengan biaya yang keluar sebesar USD 37 miliar atau sekitar Rp 461 triliun (Kurs: Rp 12.462/USD). Banyaknya biaya yang keluar menunjukkan rapat yang dilakukan berjalan kurang efektif.
Dengan latar belakang tersebut, Business Insider seperti yang dikutip pada Selasa (23/12/2014) mengungkapkan bagaimana perusahaan besar seperti Apple, Facebook dan Google menjalankan rapatnya. Ditemukan, ketiga perusahaan ini memiliki gaya rapatnya masing-masing tetapi pada dasarnya sama-sama efektif.
Apple
Tak bisa dipungkiri, Steve Jobs lah yang membawa Apple menjadi salah satu perusahaan yang paling besar di dunia dengan produk-produk teknologinya.
Diketahui, saat Jobs masih hidup dan memimpin Apple, rapat yang dirancangnya selalu diisi oleh sedikit orang.
Bahkan, ada cerita yang menyebutkan bahwa Jobs pernah menyuruh keluar pekerjanya sendiri karena menghadiri rapat yang tidak diundang. Hal ini dilakukan sebab menurut Jobs terlalu banyak orang akan membuat rapat tidak efektif.
Chief Operating Officer Facebook, Sheryl Sandberg, memiliki cara tersendiri untuk mengatur rapat yang efektif. Kunci rapat yang efektif di tangannya adalah menstrukturkan agenda rapat.
Untuk itu, dalam setiap rapat perempuan ini selalu membawa catatan kecil yang berisi daftar apa saja yang harus dibahas. Setelah satu agenda selesai, maka Sandberg pun menyoret agenda tersebut di buku catatannya.
Menurutnya, dengan teknik ini, rapat paling lama bisa selesai dalam 1 jam saja.
Larry Page menjadi CEO Google pada 2011. Salah satu cara Page untuk menjadikan rapat yang efektif adalah menunjuk siapa pengambil keputusan dalam setiap rapat. Tetapi, yang lebih penting lagi adalah Page tidak terlalu sering melakukan rapat jika memang tidak terlalu penting.
“Tidak semua kebijakan harus dilakukan melalui rapat. Jika rapat memang harus dilakukan sebelum membuat keputusan, maka rapat tersebut harus segera dijadwalkan,” kata Page. (lp6/ram)
